Comment partir sereine et profiter pleinement des fêtes de fin d’année

Noël approche à grands pas. Comme chaque année, vous n’avez pas encore terminé vos achats, il vous reste une tonne de travail à terminer, vous croulez sous les dizaines de mails en attente de réponse, les réunions s’enchainent à un rythme effréné et l’idée de ne pas pouvoir profiter de super moments en famille ou entre amis pendant les fêtes vous pèse comme une chape de plomb sur la poitrine. Pas de panique !!! Tout n’est pas perdu. Il est encore temps de vous organiser pour pouvoir faire un vrai break et revenir l’esprit serein en 2018! Voyons LA recette de Madame Parfaite, femme d’affaires extrêmement bien organisée. Suivez cette formule magique en 5 étapes à la lettre et profitez à 200% de la féerie de Noël avec vos enfants.

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Ingrédients :

• 3 décilitres d’organisation
• 2 verres de détermination
• 1 cuillère à soupe de lâcher prise

Recette :

Étape 1 – 10 jours avant le début des congés

Afin de ne pas vous retrouver piégée le dernier jour, de partir en culpabilisant et de vous sentir obligée de continuer à avancer pendant vos vacances, dix jours avant le départ, commencez  à vous organiser avec les premiers ingrédients de la réussite suivants :

• Appliquez la méthode « sandwich » : bloquez les dates de vos congés dans votre agenda Outlook et ajoutez 2 jours de plus avant et un jour après votre réelle plage de vacances.

Par exemple, vous serez absente du samedi 23 décembre au lundi 1^er janvier. Planifiez votre absence du 21 décembre 2017 au 2 janvier 2018 inclus.

Ainsi, lorsque vos correspondants souhaiteront planifier une réunion, ils sauront que vous serez absente. Soit votre présence est indispensable et ils choisiront une date où vous serez présente, soit elle ne l’est pas et vous aurez économisé une heure ou plus de votre précieux temps.

• Annoncez le couvert : prévenez vos contacts de vos congés et indisponibilités étendues (celles avec les 3 jours en plus) :

* A chaque réunion, informez vos interlocuteurs privilégiés que pendant les fêtes, vous serez au fin fond de la Creuse ou à l’autre bout de la France. Pour des questions d’organisation, vous ne prenez plus aucun rendez-vous les deux jours qui précèdent votre départ, ni le jour de votre retour.

Demandez-leur leurs propres disponibilités et fixez avec eux les rendez-vous de tout ce qui n’est pas vital à l’année prochaine et notez-les dans vos agendas respectifs.

Il est fort probable qu’ils seront dans la même situation que vous. En agissant ainsi, vous leur rendrez un fier service et vous vous ferez des amis. Tout le monde saura à quoi s’en tenir et sera rassuré.

* Dans votre signature électronique, ajoutez un message avec vos dates d’absence étendues

Les paroles s’envolent et les écrits restent ! Vous couperez l’herbe sous le pied aux personnes de mauvaise foi. Elles ne pourront pas prétendre qu’elles n’étaient pas au courant.

* Modifier le message de votre répondeur

Pour les adeptes de la communication orale qui ne lisent pas leurs mails, enregistrez un message vocal en annonçant qu’en raison des fêtes de fin d’année, votre téléphone sera également en vacances pour recharger ses batteries du tant au tant (dates d’absence étendues).

Avec un peu d’humour, votre interlocuteur se souviendra plus facilement de vos propos.

Vous le conditionnez également à ne pas vous appeler pendant les fêtes.

• Établissez le menu

* Listez TOUT ce que vous avez à faire avant de partir, que ce soit dans le domaine professionnel (rendez-vous, réunions, dossiers à terminer…) et toutes vos obligations personnelles (derniers cadeaux à trouver en attente d’idée ou de temps, rendez-vous chez le médecin, spectacle de l’école, activités des enfants…)

Une journée ne fait que 24 heures et vous avez aussi une vie de famille.

Pour ne pas finir sur les rotules, vous devez donc tenir compte de tous les impératifs de ces prochains jours.

Tout doit passer à la moulinette.

Ouvrez votre bloc note électronique ou votre cahier, et notez-y tout ce qui sera à faire à la rentrée. Vous vous libérerez l’esprit et n’aurez pas peur de rater un événement important.

* Ajoutez une petite pincée de rangement chaque jour en arrivant le matin (15 à 30 minutes, pas plus, jusqu’à votre départ).

Ajoutez cette délicate mission à votre planning… pour ne pas l’oublier.

Chaque matin, vous commencerez par classer vos dossiers et rapports en trois catégories : à finir avant de partir, à reporter à l’an prochain, à déléguer.

Jetez les papiers inutiles et rangez vos tiroirs (si vous en avez).

Si vraiment vous avez peur de jeter un document important, scannez-le et rangez-le dans un dossier de votre ordinateur ou un espace de stockage en ligne. En cas de besoin, vous l’aurez encore sous la main.

Lorsque ce sera terminé, vous verrez, vous ressentirez un certain soulagement. Se sera un véritable plaisir de revenir travailler dans espace clair et bien rangé.

* Planifiez dans un agenda (ou Fichier Excel offert à télécharger), en prévoyant les à côtés (temps de transport, délais d’attente…)

  Exemple :

L’objectif de cette méthode est de vous faire prendre conscience que concrètement, toute votre To Do List ne rentrera peut-être pas complètement dans le temps imparti.

Vous devrez donc distinguer l’urgence de l’extrême urgence et trouver une solution pour traiter ce que vous aurez délibérément choisi de ne pas réaliser.

Par exemple, vous pourrez peut-être vous affranchir d’une réunion où vous faites tapisserie.

Si au contraire, il reste des blancs dans votre emploi du temps, vous aurez alors tout le loisir de remplir des missions supplémentaires… ou pas.

* Soldez les affaires courantes

A présent que votre carte est établie, passez aux manettes du fourneau ! Commencez à régler les dossiers chauds, sortez les derniers tableaux de bord incontournables, participez aux réunions indispensables et entre midi et deux, courez chercher le dernier cadeau qui vous fait défaut et que vous pourrez déposer avec bonheur au pied du sapin.

Lorsque vous avez besoin de rester concentrée, demandez qu’on ne vous dérange sous aucun prétexte. N’hésitez pas à afficher un message sur votre porte ou sur le côté de bureau (si vous travaillez en open space), à activer l’option « Ne pas déranger » dans Skype et « Occupé » dans Outlook.

Étape 2 – J-2 avant le début des congés

• La liste de courses : Vérifiez tout ce qu’il vous reste à faire avant de partir

Normalement, si vous avez correctement estimé votre charge de travail, n’avez accepté aucun extra et respecté votre planning, tout devrait être sous contrôle.

Si vraiment une mauvaise surprise vous est tombée dessus à la dernière minute, adaptez votre planning en conséquence.

• Passez le plat : Commencez à déléguer les tâches ou dossiers

Si votre entreprise ne ferme pas ou que votre service assure une permanence, rencontrez l’équipe ou les collègues qui assureront la permanence en votre absence.

Bien évidemment, vous aurez pris soin de planifier ce point au préalable dans votre agenda et vous vous serez assurée que vos interlocuteurs sont disponibles. Eux aussi ont des impératifs !

Lors de votre point, communiquez toutes les informations utiles, transmettez les documents, et s’il est nécessaire de se connecter à une application, pensez aux mots de passe (notamment le mot de passe Windows si la connexion sur un ordinateur particulier est nécessaire)… Oui, je sais, les mots de passe ne se communiquent pas. Mais il y a la théorie et la pratique. Vous pouvez toujours modifier temporairement votre mot de passe le temps des vacances.

Si plusieurs personnes sont présentes lors de ce point, demandez qui sera le responsable de chaque sujet. Il est hors de question qu’en votre absence, vos remplaçants se renvoient la balle et que l’intérim ne soit pas assuré.

Etape 3 – Le jour J

• Touches finales :

* Modifiez votre message d’absence dans Outlook et sur votre répondeur en arrivant le matin

En votre absence, vos contacts doivent savoir quand vous rentrez et le cas échéant, qui contacter en votre absence.

* Notez dans le bloc notes de votre ordinateur (ou votre cahier), tout ce qui devra attendre la rentrée

Actualisez votre To Do List en ajoutant ce qui n’avait pas été identifié au départ vous permettra de partir l’esprit plus léger.

* Déléguez les dernières tâches urgentes ou risquant de tomber en votre absence.

* Restez concentrée sur les dernières actions à effectuer… et pensez à donner à boire à la plante verte. Elle vous en sera infiniment reconnaissante.

* Éteignez votre ordinateur. Vous êtes fin prête pour décompresser et profiter enfin de ces vacances tant attendues !!!

Étape 4 – Pendant les fêtes

• Laissez reposer vos joujoux électroniques pendant toutes vos vacances.

Zéro connexion :

        – le téléphone, la tablette et l’ordinateur portable restent fermés pendant toutes les vacances.

        – pas de connexions aux mails à partir de son téléphone personnel.

Comme son nom l’indique, une fête est faite pour s’amuser ! C’est l’occasion de se vider la tête et de se ressourcer avant de reprendre le travail après avoir fait le plein d’énergie, de joie et de plaisir.

Si vous êtes trop tentée, proposez à vos enfants de vous donner un gage : un cadeau de leur choix à chacun d’eux. Je suis certaine qu’ils vont adorer vous aider à relever votre challenge !

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• Canapés de fête : profitez de votre famille (souvenez vous qu’en tant qu’adulte, vous êtes un modèle pour vos enfants et les enfants des autres) ou de vos amis (vous ferez peut-être des émules…).

 Étape 5 – Au retour

• Savourez le plaisir d’arriver dans un bureau bien rangé !

• Dégustez sans modération le bonheur de travailler calmement :

* Souhaitez une bonne année aux collègues et racontez vos vacances de folie.

* Laissez les messages d’absence toute la journée, ainsi vous ne serez pas interrompue.

* Consultez à votre rythme les mails et messages téléphoniques. Faites le tri du plus ancien au plus récent : à supprimer (pub, newsletter…), clos, à traiter.

En votre absence, certains sujets ont peut-être été résolus… Comme quoi, personne n’est indispensable !

* Consultez votre « To do du retour » et en fonction des messages tombés en votre absence, supprimez ce qui est obsolète et ajoutez les nouvelles demandes arrivées pendant votre absence.

  Vous pouvez commencer 2018 du bon pied ! Je vous souhaite d’excellentes fêtes de fin d’année !

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Et vous ? Est-ce que vous partez sereine en vacances ?
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