Vous ne savez pas par où commencer votre journée ? Vous vous sentez constamment débordée par les tâches à accomplir ? Vous croulez sous les mails et manquez de temps pour vos réelles missions ? Vous n’arrivez plus à prendre de recul sur ce que vous avez à faire ? Et s’il existait une méthode extraordinaire pour résoudre ces difficultés, gérer efficacement vos priorités, tout en gagnant en sérénité ?
Dans cet article, je vais vous révéler une méthode d’une simplicité déconcertante mais d’une puissance redoutable. Cette méthode magique vous permettra de hiérarchiser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Elle vous permettra de mieux planifier votre journée, de rester concentrée sur l’essentiel et de partir le soir entièrement satisfaite de votre journée.
En la mettant en œuvre, vous deviendrez une virtuose de la gestion des priorités et gagnerez en efficacité, en productivité et en sérénité !
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Quelle est cette méthode géniale ?
Elle a été mise au point par le célèbre général américain et président des États-Unis : Dwight D. Eisenhower.
Eisenhower a mis au point une matrice étonnamment simple qui porte aujourd’hui son nom. Cette matrice est basée selon 2 axes : l’urgence et l’importance.
Urgent ou important ? Comment faire la distinction ?
Selon Eisenhower, « L’IMPORTANCE EST UN CHOIX, L’URGENCE EST UN FAIT« .
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Source : gettyimages Les tâches urgentes sont à réaliser dans à un délai très court et ont souvent une échéance à respecter. Si vous ne les réalisez pas impérativement dans le temps imparti, les conséquences seront inévitables et votre niveau de stress augmentera inexorablement à mesure que les heures, voire les minutes défilent. Plus vous tarderez à les effectuer, plus la pression va augmenter… au risque de vous conduire tout droit au burnout si vous travaillez constamment dans l’urgence !
Exemples :
- Répondre à un appel ou un email important d’un client ou d’un collaborateur.
- Résoudre un problème technique qui empêche la production ou la vente de produits ou services.
- Préparer un rapport ou une présentation pour le CODIR qui se réunira dans quelques heures ou quelques jours.
- Envoyer un document ou un contrat avant la fin de la journée pour respecter les délais impartis.
- Régler un conflit (entre deux collègues, entre un salarié et un client…) qui risque de dégénérer
- Bloquer un virus informatique pour empêcher sa propagation à l’ensemble du réseau
L‘urgence est donc reliée à une notion de temps. Et l’importance ?
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Source : iStock Les tâches importantes ne sont pas prioritaires mais elles contribuent à atteindre vos objectifs à long terme. Leur importance ne doit pas être sous-estimée, car elles ont un impact significatif sur votre réussite. Prévoir et traiter ces tâches est donc essentiel pour optimiser vos ressources et votre productivité.
Exemples :
- Développer de nouveaux produits ou services
- Former un stagiaire ou un intérimaire
- Analyser des résultats financiers et élaborer de plans d’amélioration
- Rechercher de nouveaux marchés et partenaires potentiels
- Améliorer des process
- Planifier des stratégies de développement de l’entreprise
L’importance est elle, reliée à une notion de valeur ajoutée.
A présent que ces 2 notions ont été éclaircies, comment ne pas perdre le sens des priorités au milieu de la multitude de sollicitations, d’obligations, d’engagements, de besoins, d’envies, d’imprévus … ? Comment sortir de l’impasse et rester focus sur les sujets primordiaux ? Que donne concrètement la matrice d’Eisenhower lorsqu’on combine ces deux dimensions ?
# 4 catégories pour organiser vos tâches comme une pro
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La matrice d’Einsenhower aide à classer les tâches en 4 catégories extrêmement simples et se présente de la façon suivante :
Concrètement, à quoi cela correspond-il ?
# IMPORTANT ET URGENT : à traiter en priorité
Lorsque vous êtes face à une tâche urgente et importante, vous devez la placer dans la catégorie la plus cruciale de la matrice d’Eisenhower.
En effet, cette catégorie représente les tâches les plus essentielles qui ont un impact direct sur vos projets à court terme. Vous devez les traiter en priorité absolue, car les conséquences d’un retard ou d’une mauvaise exécution peuvent être dévastatrices pour votre travail.
Ces tâches peuvent être très stressantes, car vous êtes souvent confrontée à des deadlines serrées et à des enjeux importants.
Il est donc crucial de les identifier rapidement et de les traiter avec le plus grand soin. En général, ces tâches sont celles qui exigent le plus de concentration, d’énergie et de ressources. Elles peuvent donc être épuisantes sur le plan mental et émotionnel.
Cependant, en les abordant avec une approche méthodique et organisée, vous pouvez surmonter les défis qu’elles représentent et atteindre vos objectifs professionnels avec succès.
Sont à placer dans cette catégorie :
- les tâches nécessitant une action rapide ou immédiate
- les éléments impactant vos objectifs
- les facteurs ayant un impact direct sur l’avancement d’un projet
- les problèmes nécessitant une résolution urgente (conflits, crises, etc.)
- les appels/courriels importants à traiter rapidement
Ce mode de fonctionnement est à éviter le plus souvent possible afin de ne pas vous épuiser professionnellement !!!
Si vous passer le plus clair de votre temps dans ce mode de fonctionnement, il est urgent et important de prendre le temps de vous poser afin de réfléchir à une meilleure organisation de votre charge de travail.
Posez-vous la question : pourquoi je travaille toujours dans l’urgence ?
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# IMPORTANT MAIS NON URGENT : à planifier
Dans cette catégorie, vous allez répertorier les tâches qui n’ont pas de date limite imminente mais qui ont une grande importance pour vos projets à long terme.
Elles doivent être planifiées pour être effectuées à un moment opportun mais ne nécessitent pas une urgence immédiate.
Une fois que vous avez terminé les tâches urgentes, vous pouvez vous consacrer à ces tâches importantes pour avancer vers vos objectifs à long terme.
Relèvent de ce groupe :
- Les missions sans deadline proche mais suffisamment importantes
- Les éléments à planifier à moyen terme
- Les périodes dédiées à la veille stratégique
- L’élaboration d’un plan d’action ou d’un projet
- Les comptes-rendus de réunion, les présentations, les rapports
- Les formations, le coaching, les team building…
Astuce : Pour vous aider à mieux gérer votre temps et à hiérarchiser vos tâches, vous pouvez utiliser des méthodes de productivité telles que le principe de Pareto qui vous aide à identifier les 20% de tâches qui vous apporteront 80% de résultats, ou la méthode Pomodoro qui vous permet de travailler sur une tâche importante pendant une période de temps déterminée, suivie d’une pause pour améliorer votre concentration et votre efficacité.
L’idéal est travailler le plus souvent possible dans ce mode afin de ne pas travailler dans le stress permanent.
# URGENT MAIS NON IMPORTANT : à déléguer
Cette catégorie est dédiée aux tâches urgentes mais non importantes. Il s’agit de tâches nécessitant une attention immédiate mais sans impact significatif sur votre travail
Il est important de ne pas les confondre avec les tâches importantes, car le risque est de passer trop de temps sur ces tâches et de négliger celles qui sont vraiment importantes.
Si vous vous retrouvez avec un grand nombre de tâches urgentes mais non importantes, vous pouvez envisager de les regrouper pour gagner du temps et de l’efficacité.
Cependant, vous pouvez également déléguer ces tâches à d’autres membres de votre équipe, car cela peut être bénéfique à la fois pour vous et pour eux.
Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les tâches importantes tout en permettant à vos collègues de développer leurs compétences en prenant en charge des tâches supplémentaires.
Éléments à recenser ici :
- Le traitement d’appels téléphoniques, de courriels et de messages divers
- Les demandes de collaborateurs, collègues ou prestataires ayant besoin d’une réponse rapide, d’une information, d’un conseil ou d’une aide
- Les tâches importantes pour d’autres mais sans importance pour vous et votre travail en cours
- Les missions pouvant être déléguées à quelqu’un d’autre (collègue, collaborateur, stagiaire, personne d’une autre équipe…)
# NON URGENT ET NON IMPORTANT : à supprimer, abandonner ou reporter
Après avoir classé vos tâches dans les trois premiers quadrants de la matrice d’Eisenhower, vous pouvez vous retrouver avec des tâches restantes qui ne sont ni urgentes ni importantes.
Ces tâches peuvent être des distractions, des interruptions ou des tâches qui ne contribuent pas directement à vos projets à long terme.
En les classant dans cette dernière catégorie, vous pouvez prendre conscience de leur nature secondaire et ne pas leur accorder trop d’importance. Il est possible de les reporter à plus tard ou de les éliminer de votre to do liste. Cela vous permettra de vous concentrer sur les tâches plus importantes et de mieux gérer votre temps et vos ressources.
Figurent ici tout ce qui est inutile et vous font perdre du temps :
- Les mauvaises pratiques
- Les divertissements en tout genre qui vous dérangent ou vous dispersent (internet, réseaux sociaux, notifications…)
- Les hésitations chronophages qui vous épuisent (réfléchir sur des détails insignifiants, ne jamais trancher, hésiter sur la façon de réaliser un travail, se poser 10 000 questions, envisager tous les risques éventuels, ne jamais prioriser…)
- Les ruminations concernant des sujets sur lesquels vous n’avez pas la main (mon N+1 ne comprend rien à ce que je fais ; mon collègue n’arrête pas de me critiquer ; ma collègue a eu une augmentation, pas moi, c’est injuste ; on restructure mon service qu’est-ce que je vais devenir…)
Pour conclure : Cette méthode a été largement utilisée par les professionnels de tous les secteurs pour améliorer leur efficacité, leur productivité et leur bien-être au travail.
Notre temps n’étant pas extensible et le nombre de choses à faire étant parfois exponentiel, la matrice d’Eisenhower permet de rester focus sur les priorités et de reporter, déléguer ou abandonner ce qui est secondaire voire inutile.
De quoi retrouver du temps pour soi et redonner le sourire ! Alors, pourquoi ne pas utiliser dès à présent cette méthode formidable qui pourrait changer votre vie professionnelle pour toujours ?
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Et vous, avez-vous déjà entendu parler de la Matrice d’Eisenhower ? L’avez-vous déjà utilisé la Matrice d’Eisenhower dans votre travail ? Quels sont vos conseils pour aider vos collaborateurs à mieux gérer leur temps et à atteindre leurs objectifs professionnels ?
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